FAQ de factura electrónica

Factura electrónica o papel

Registro administrativo al que se deben enviar las facturas

Oficina contable y anotación en registro contable

  • ¿Cuál es el papel de la oficina contable una vez que la factura le ha llegado y se anota en el registro contable?
    • Ser el primer receptor de la factura para su control contable y remisión al órgano gestor.

      La oficina contable es el órgano competente para la gestión del registro contable de facturas, a la que corresponde recibir la factura desde el registro en el que la haya presentado el proveedor, anotar los datos de la factura en el registro contable de facturas y su distribución a los órganos gestores.

  • ¿Es la oficina contable quién identifica si hay algún error en la factura y lo comunica a la empresa?
    • La oficina contable identifica los errores contables y el órgano gestor los demás comunicándoselos a la empresa, como hasta ahora.

      La oficina contable detecta los errores que se deduzcan de datos incorrectos o no cumplimentados en la factura. El órgano gestor deberá detectar otros errores que se refieran a la prestación del proveedor o del fondo de la operación. La comunicación al proveedor, cuando dé lugar a la devolución de la factura, se hará por el procedimiento inverso al de su presentación, es decir, a través de la oficina contable y el registro en el que la presentó el proveedor.

  • ¿Cómo se resuelven las incidencias?
    • Igual que ahora. El procedimiento de devolución de la factura se deberá efectuar por el proceso inverso al de su presentación, es decir a través de la oficina contable y el registro en el que presentó la factura el proveedor.

  • ¿Quién informa a la empresa?
    • El órgano gestor, como hasta ahora.
  • ¿Cómo sabe la empresa en qué fecha se ha producido el registro contable de su factura?
    • El proveedor podrá consultar la anotación en el registro contable de facturas a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, cuando la factura sea electrónica, y a través del registro administrativo, cuando se trate de facturas en papel.

      La oficina contable detecta los errores que se deduzcan de datos incorrectos o no.

  • ¿Cada Hospital puede ser oficina contable o debe serlo únicamente el servicio de salud?
    • La organización por oficinas contables corresponde a cada Administración.

      En la normativa contable de cada Administración se especificará las oficinas contables que forman parte de la organización contable de cada una de sus entidades, por lo que su definición corresponde al ámbito de cada una de ellas.

  • Las facturas que se tramiten en papel a partir del 15/1/2015, ¿pueden ser excluidas de la incorporación al registro contable?
    • Hay que estar a lo que dispone el tercer párrafo del art. 9.1 de la ley 25/2013:

      No obstante, el Estado, las Comunidades Autónomas y los municipios de Madrid y Barcelona, podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de anotación en el registro contable a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros, así como las facturas emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de cualquier Administración Pública hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, de acuerdo con la valoración del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios.

      En el ámbito de la Administración General del Estado, la disposición adicional primera, punto 6, de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, excluye de la obligación de anotación en el registro contable de facturas de la Administración General del Estado y de las entidades públicas estatales de naturaleza administrativa:

      • a) A las facturas en papel cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.
      • b) A las facturas, electrónicas y en papel, emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior hasta que se haya consolidado el uso de la factura electrónica y se disponga de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios.

      En consecuencia, en principio se entenderán incluidas en el registro contables todas las facturas salvo que expresamente las Comunidades Autónomas y los municipios de Madrid y Barcelona excluyan  de la obligación de anotación en el registro contable de facturas, en los términos previstos en el artículo 9.1 de la Ley 25/2013.

  • ¿Se podrán incluir las facturas electrónicas en la cuenta 409?
    • La anotación en la cuenta 409 o 413 (según el Plan de cuentas que se estuviera aplicando), de acreedores por obligaciones no presupuestarias se realizará por el importe que corresponda a aquellas facturas, electrónicas o no, que hubieran sido aceptadas por la Administración y no se hubiera podido reconocer la obligación, a final de año o en el momento que se establezca  en el correspondiente Plan General de Contabilidad Pública.

      Las anotaciones contables que deben producir las facturas recibidas no dependen de su soporte y, en consecuencia, cuando las facturas, tanto electrónicas como en papel, se encuentren en el supuesto de hecho que motiva su registro en la cuenta de “Acreedores por operaciones pendientes de aplicar a presupuesto” (cuenta 409 o 413), deberán ser registradas en contabilidad a través de dicha cuenta.

Órgano competente para tramitar

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